Renunciar al cargo de administrador de una sociedad de capital parece algo sencillo, y lo es. Pero lo que puede no resultar tan fácil es que ese cese voluntario quede impreso en el Registro Mercantil. Analizamos en esta entrada cómo debe proceder el administrador dimisionario para hacer constar su cese en la hoja de la sociedad sin tener que depender de lo que haga la sociedad o el resto de administradores.
El desempeño del cargo de administrador de una sociedad mercantil (también de cualquier otra entidad que adopte otra forma jurídica, pero aquí nos vamos a centrar en las sociedades mercantiles -anónimas o limitadas-) es voluntario.
Debemos partir de esta premisa para, seguidamente, analizar qué debe hacer o cómo debe proceder un administrador que dimite o renuncia a su cargo y que, sin embargo, ve que su renuncia o dimisión no es aceptada.
Es decir, en definitiva, lo que se examina en este artículo son las actuaciones que puede llevar a cabo el administrador dimisionario para hacer constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil que ha dejado de ostentar el cargo de administrador, cuando, por la circunstancia que sea, no encuentra colaboración o predisposición del órgano de administración para practicar la correspondiente inscripción del cese en el Registro.
Volviendo al principio, como decimos, al igual que la aceptación del nombramiento del cargo de administrador es totalmente voluntaria, también lo es la permanencia en el cargo; no existe ninguna norma que obligue a un administrador a seguir ostentando la condición de administrador si, en un momento determinado (por motivos personales, laborales, intereses económicos, o lo que sea), decide cesar en el ejercicio de sus funciones.
Por tanto, si la renuncia es voluntaria, correlativa, y lógicamente, hay que decir que la misma producirá efecto con independencia de que sea aceptada o no por el órgano de administración; este órgano no tiene ninguna potestad, poder o facultad para impedir que una renuncia surta efecto, o para obligar a quien no quiere seguir siendo administrador a que permanezca en el cargo.
Sin perjuicio de lo anterior, y antes de continuar, debemos decir que, una cosa es renunciar al cargo, y otra que el administrador renunciante no siga respondiendo de lo hecho hasta esa fecha; es decir, la dimisión solo afecta a la condición en sí, a la ostentación del cargo, pero no eximirá al administrador de la responsabilidad en la que haya podido incurrir por actuaciones realizadas antes del cese (dejamos esto apuntado simplemente como nota aclaratoria, pues no podemos entrar a examinar esta cuestión con detalle; sería objeto de otro artículo).
1. ¿Qué debe hacer el administrador para inscribir su dimisión en el Registro Mercantil?
Pues bien, cuando el administrador decide dejar el cargo, lo que debe hacer es ponerlo en conocimiento de la sociedad, esto es, del órgano de administración, para que la sociedad tome conciencia y nota de su decisión y pueda adoptar las medidas que estime oportunas (que pueden consistir en sustituir o proveer la vacante dejada por el dimisionario -ya con un suplente, si estuviera designado, o con un nuevo nombramiento-, dejar el puesto vacante si existen otros administradores que puedan seguir ejerciendo las funciones de gestión y representación de la sociedad de manera efectiva, etc.).
2. ¿Y qué ocurre cuando el administrador que quiere cesar en su cargo es administrador único?
Surge inmediatamente una pregunta, y es qué ocurre cuando el administrador que dimite es administrador único, pues no hay ningún órgano de administración al que poder notificar (es él mismo); en estos casos, no solo por el hecho de no existir nadie a quien notificar, sino porque el cese del administrador único determinaría que la sociedad quede “acéfala”, se impone al administrador renunciante convocar simultáneamente la Junta General, para que los socios puedan acordar el nombramiento de un nuevo administrador o nuevos administradores. En caso de no hacerlo así, el administrador renunciante generaría un problema o inconveniente a la sociedad (en el caso de que la Junta no pudiera celebrarse con carácter universal, o no se tratara de una sociedad con socio único), pues obligaría a acudir a una convocatoria judicial o por parte del Registrador mercantil; sin embargo, si quien dimite es uno o algunos de los administradores solidarios, o de los administradores mancomunados, o la mayoría de los miembros del Consejo de Administración, sin que existan suplentes, cualquiera de los administradores o consejeros que quedaren podrán convocar la Junta General, si bien con el único objeto de proveer a las vacantes o tomar las medidas que estimen oportunas ante el cese del administrador o consejero renunciante.
Cabe la posibilidad de presentar la renuncia o dimisión con ocasión de la celebración de una Junta General o de un Consejo de Administración, en cuyo caso dicha dimisión presentada ante tales órganos puede hacer las veces de puesta en conocimiento, sobre todo si en la Junta están presentes los miembros del órgano de administración.
3. ¿Cómo asegurar la inscripción en caso de pasividad del órgano de administración?
Una vez que la sociedad, a través de su órgano de administración, ha tomado conocimiento de la dimisión, en principio, el órgano de administración debería llevar a cabo directamente las actuaciones o dar los pasos necesarios para que el cese en el cargo pueda tener reflejo en la hoja de la sociedad en el Registro Mercantil, es decir, para que se inscriba dicha renuncia.
Pero, ¿qué pasa si no lo hace? ¿Está obligado el administrador dimisionario a seguir consintiendo que en el Registro siga apareciendo como administrador de la sociedad?; o, por el contrario, ¿puede conseguir dicho resultado sin necesidad de la intervención del órgano de administración que no acepta su cese?
Pues la respuesta es que sí puede.
En la normativa societaria, únicamente nos encontramos con una disposición que regula esta cuestión, y es concretamente el artículo 147.1 del Reglamento del Registro Mercantil, que dispone que,
“1.1.º La inscripción de la dimisión de los administradores se practicará mediante escrito de renuncia al cargo otorgado por el administrador y notificado fehacientemente a la sociedad, o en virtud de certificación del acta de la Junta General o del Consejo de Administración, con las firmas legitimadas notarialmente, en la que conste la presentación de dicha renuncia.
2.º En el documento en virtud del cual se practique la inscripción de la dimisión del administrador deberá constar la fecha en que ésta se haya producido.”
Como vemos, este precepto menciona tanto la renuncia presentada ante la Junta o el Consejo, como antes hemos referido, como la dimisión realizada y notificada al margen de estos órganos, que es en la que nos vamos a centrar, aunque sería igual para el caso de que, presentada la renuncia ante estos órganos, no fuera aceptada ni la sociedad diera los pasos necesarios para formalizar dicha renuncia e inscribirla en el Registro.
Pues bien, como vemos, la forma de hacer constar la dimisión en el Registro, por parte del administrador renunciante, es ciertamente sencilla.
De la dicción literal del artículo podría deducirse que podría lograrse la inscripción mediante un escrito de renuncia, firmado por el administrador que cesa, con su firma legitimada notarialmente, y acompañar con ello, para su presentación al Registro, un burofax enviado a la sede social (a la atención del órgano de administración), adjuntando el escrito de renuncia, con acuse de recibo y con certificación de texto, pues este tipo de burofax acredita fehacientemente que la comunicación ha tenido lugar y el contenido de la misma.
No obstante, podrían surgir dudas registrales acerca de si reconocer fehaciencia a dicha comunicación realizada por medio de burofax, de forma que lo realmente aconsejable, lo que hará que la inscripción de la renuncia o dimisión se produzca sí o sí, es que el renunciante acuda a una notaría y otorgue y firme una escritura de renuncia o dimisión al cargo, o bien un acta notarial de notificación, en los que conste el cese y la fecha de efectos del mismo (importante), y que sea el notario el que proceda a notificar y remitir la escritura o el acta notarial al domicilio social.
Una vez que conste incorporada a la escritura o al acta la diligencia notarial de notificación efectiva (algo que suele tardar un par de días), o de haber intentado la notificación, aunque ésta no se haya producido porque, por la razón que sea, el órgano de administración no haya querido recibirla o no haya querido hacerse cargo de la misma, ya tendremos la documentación necesaria para acudir al Registro y que la inscripción del cese se produzca, aun no habiendo contado con la colaboración de la sociedad.